שיעור שישי - הגדרת הפרויקט

השיעור הקודם הסתיים בכך ששאלנו 6 שאלות חשובות בנושא הפרויקט הכיתתי עליו החלטנו - למה? מה? מתי? איפה? מי? ומה קורה אם? 
בשיעור הנוכחי נתרכז באיסוף המענה מכל השאלות על מנת לבנות את מסמך ייזום הפרויקט - שהינו התוצר העיקרי משלב הגדרת הפרויקט.

שיעור 6 - הגדרת הפרויקט באמצעות מסמך ייזום לפרויקט
מטרה: הכנת מסמך ייזום לפרויקט

מחזור החיים של הפרויקט, כפי שאנחנו מתעתדים ללמד את בני הנוער, מורכב מ- 5 שלבים עיקריים: שלב ההגדרה, שלב התכנון, שלב הביצוע, שלב הסגירה ובמקביל אליהם שלב הבקרה.

בשלב הראשון, שלב הגדרת הפרויקט נתרכז בלנסח את מסמך ייזום הפרויקט שייקבע כיצד ייראה הפרויקט. הנקודות העיקריות שמכיל מסמך הייזום הם:

• שם הפרויקט: גם כאן ניתן להיעזר בסיור מוחות על מנת לקבוע את שם הפרויקט.
• תיאור וגבולות הפרויקט: מה מכיל הפרויקט ויותר חשוב - מה לא ייכלל בו.
• מטרות וקריטריוני הצלחה: מהם המטרות של הפרויקט (מה התלמידים רוצים להשיג באמצעות הפרויקט), מה תיחשב עבורם הצלחה בפרויקט?
• דרישות: מה הדברים שצריכים לקרות על מנת שהפרויקט יצליח? מה מצופה שהפרויקט ייעשה?
• בעלי העניין העיקרים: גם כאן ניתן לעשות תרגיל עם הילדים לזיהוי בעלי העניין בפרויקט (מיהם הגורמים החיצוניים והפנימיים שמשפיעים ומושפעים מהפרויקט)
• הנחות וסיכונים: מהם הנחות הבסיס? מהם הסיכונים העיקריים? אנחנו נבצע בשלב התכנון שיעור שלם שיתרגל זיהוי וטיפול בסיכונים לפרויקטים אבל כאן זה מקום טוב להסביר בגדול מהו סיכון.

כדי להגיע למסמך ייזום הפרויקט אנחנו צריכים להחליט אילו מהתשובות שניתנו על שאלות הפרויקט ייכנסו לתוך מסמך ייזום הפרויקט. עברנו בכיתה יחד על התשובות השונות שניתנו והכנסנו אותם למסמך אחוד. כקו מנחה להעברה של שאלות לתוך הסעיפים השונים יכול לשמש התרשים הבא:

מומלץ שהמסמך עצמו , במיוחד כזה שמשמש את בני הנוער, יהיה בצורה של סיפור אותו הם יכולים לספר לגורמים השונים מהם ירצו אישורים ולאו דווקא כמסמך "יבש". המסמך שאנחנו גיבשנו נראה כך:

"אנחנו רוצים להקים בית קפה ליום אחד באזור החטיבה שיגיש אוכל ושתייה קלים לילדי ביה"ס. היום הזה יתקיים ב- 23/1, ביום רביעי. המטרה שלנו הינה להנות, להיתנסות בניהול פרויקטים ובאם אפשר, להרוויח כסף. כדי להקים את בית הקפה נידרש לתקציב ראשוני מביה"ס ולאישורים מהנהלת ביה"ס, נידרש לרכוש אוכל ושתייה על פי כמות האנשים שאנו חוזים (בערך 70), נידרש למקום שבו נוכל להכין ולהגיש את האוכל, נרצה לפרסם את בית הקפה על מנת למשוך לקוחות ונרצה גם שיהיו מקומות ישיבה ליד בית הקפה. בעלי העניין העיקרים שלנו הינם התלמידים, המורים והנהלת ביה"ס. הסיכון העיקרי שלנו - שירד גשם ביום הזה."