לאחר שהגדרנו את הפרויקט בשיעור הקודם, ננסה בשיעור הנוכחי להשתמש במידע שאספנו על מנת לתכנן את הפרויקט שלפנינו. תכנון הפרויקט יכלול קודם כל את ארבעת הנושאים הבאים:
- מהם פעילויות פרויקט?
- מי עושה מה ?
- מה סדר הפעילויות הנכון?
- מה לוחות הזמנים לפרויקט?
בשיעור הנוכחי נמפה את הפעילויות, נקצה את המשימות ונדבר על סדר הפעילויות הנכון.
שיעור 7 - הגדרת הפעילויות הנדרשות והקצאת המשימות
מטרה: תכנון-על של הפרויקט
מטרה: תכנון-על של הפרויקט
כדי לוודא שלא שוכחים משימות שנדרשות לביצוע הפרויקט (מה שנשכח עלול להפוך לסיכון בשלב ביצוע הפרויקט) נשתמש בכל המידע שאספנו במפת החשיבה של הפרויקט (בשיעור 6) ונמקם אותו בצורה ויזואלית בעץ היררכי של משימות. עץ היררכי זה, הנקרא גם מבנה תכולת עבודה (באנגלית WBS), יעזור לנו גם בשלבים מתקדמים יותר של תכנון הפרויקט. יחד עם התלמידים בנינו את העץ הבא (תוך לימוד כלי ה"פירוק" - פירוק של נושא לתת מרכיביו):
רמת הפירוט של המשימות הינה עד לרמה שניתן להקצות משימה לתלמיד, אולם אם נוח יותר לתלמידים לעבוד בקבוצות - ניתן להקצות משימות גם לזוג או יותר של תלמידים.
בעת בניית העץ על הלוח ניתן לאתגר את התלמידים לזהות משימות נוספות שלא זוהו בשלב מוקדם יותר. ראינו שהצורה ההיררכית של העץ עזרה לזהות פעילויות נוספות שלא זוהו בשלבים קודמים.
שני הנושאים שזיהינו כקריטיים ואשר משפיעים על שאר הנושאים והכרחיים להתקדמות מהירה של הפרויקט הינם "קבלת האישורים בביה"ס" מהגורמים השונים ו"בניית התפריט" (כדי לקבל הון ראשוני לרכש האוכל אנו נדרשים להגיע למזכירות עם תמחור מוקדם ככל האפשר). הנושאים האחרים (ציוד, קישוט ופרסום) זוהו אך לא הוקצו כמשימות בשל התלות שלהם במשימות האחרות והן בשל היותם יותר מתקדמים בזמן. הם יתוכננו בשלב מאוחר יותר (על פי אלמנט התכנון המתגלגל).
התלמידים התבקשו להגיע לשיעור הבא עם תשובות לגבי המשימות השונות (גם אם לא הצליחו בהם!).
הזכרנו במספר מילים צורות נוספות של פירוק למשימות (נלקח מהספר של וייס וציטר - "להיות מנהל פרויקט צעיר"):
- פירוק מעשי (פונקציונאלי) - לפי המטרה של המשימות. זה בדיוק מה שעשינו בשיעור הזה.
- על פי סדר כרונולוגי - לפי סדר ביצוע המשימות.
- באופן שיוכי - לפי הגורם המבצע את המשימות (מתאים לארגונים בהם יש משימות מוגדרות לכל פונקצייה ארגונית - רכש, פיתוח, מכירות וכדומה).
- באופן גיאוגרפי - לפי המיקום בו תתבצע העבודה (באם הפרויקט מתפרש על פני מספר אתרים).
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה