שיעור שלישי - מרשמלו ומשולש הזהב בניהול פרויקטים

שיעור 3 - אתגר המרשמלו - חלק ב' 
מטרה: חשיבות התכנון והצורך בבחינת אילוצים מתחרים.

בשיעור הקודם תרגלנו את אתגר המרשמלו. רק אחת הקבוצות הצליחה לסיים את המשימה וגם המגדל שהם בנו היה נמוך יחסית. בשיעור הנוכחי תרגלנו שוב את אתגר המרשמלו אבל שיניתי את תנאי הפתיחה. כך נראו המגדלים בסוף התרגיל:

בתחילת השיעור עברנו על הפקת הלקחים מהפעם הקודמת - בעיקר תכנון לפני התחלת ביצוע וחלוקת תפקידים בין חברי הקבוצה.

לאחר מכן הסברתי להם את "משולש הזהב" בניהול פרויקטים:

• תכולה- מה התוצר אמור לספק?
• לוח זמנים - למתי התוצר צריך להיות מסופק?
• עלות - אנחנו לא יכולים לבזבז יותר מ...
• איכות - חייבים להבטיח שהמוצר עומד בדרישות בצורה הטובה ביותר.
• משאבים - החומרים בהם משתמשים למימוש התוצר

היה חשוב לי להדגיש לתלמידים שלפעמים הגורמים/אילוצים הללו מתנגשים אלו באלו. הדגמתי זאת באמצעות דוגמאות שונות: הוספת תכולה תגרום ללוח הזמנים להתארך וליותר עלויות, קיצור לוח הזמנים עלול לפגוע באיכות ועוד. הנושא הוסבר גם בצורה גרפית:

כדי להפוך את נושא הבחירה בין אילוצים שונים למוחשי יותר - ניסיתי לחבר אותו יחד עם תרגיל המרשמלו. ניסיתי לשנות את תנאי הפתיחה כך שהתלמידים יוכלו לבחור בתרגיל המקורי או לקבל כפול חומרים בתמורה לבנייה מהירה יותר (קיצור לוחות הזמנים) או התחייבות על מגדל בגובה מסוים (תוספת תכולה). הייתה גם אפשרות לבנות מגדל גבוה יותר עבור יותר זמן ללא קבלת חומרים:

התלמידים נחלקו הפעם ל- 4 קבוצות וכל הקבוצות, לאחר התייעצות של 5 דקות, בחרו באותה אפשרות - מגדל בגובה מסוים תמורת כפול חומרים.

כל הקבוצות החלו בתכנון הפרויקט לפני הבנייה בפועל ושלוש מתוך ארבע הקבוצות סיימו את הזמן שהוקצב להם עם מגדל עומד (הגבוה מבניהם בגובה 58 ס"מ!). 

הילדים הפיקו מספר לקחים, באופן עצמאי, מהתרגיל הראשון ומימשו אותם בפועל בתרגיל הנוכחי:

• תלמיד אחד היה אחראי לבחינת הזמן שנותר.
• רק אחד הילדים בנה את הבניין בפועל - השאר בדקו ונתנו עצות.
• הדבקת המגדל לשולחן עם נייר הדבק להגברת היציבות
• מיקום המרשמלו בשלב מוקדם על ראש המגדל - על מנת להימנע מהרכבה ברגע האחרון, דבר שעלול לגורם למגדל לקרוס בשל עודף המשקל.
• חלק פירקו את המרשמלו (באישורי) והשתמשו בו בתור "דבק".

ניצלתי את התרגיל כדי להסביר 2 נושאים נוספים:

• משאב במחסור - לקבוצות לא סופקו מספריים והם נאלצו לאלתר עם שני זוגות (שהיו שייכים לשתיים מהקבוצות)חלק מהקבוצות נאלצו להמתין ל"משאב" שיתפנה והתעכבו בפרויקט.
• משאב בעודף/בזבוז משאבים - בעוד שתוספות הדבק והחוט נוצלו במלואן, נשארו לכל הזוגות יחידות פסטה רבות. בחיים האמיתיים למשאב הזה זה יש עלות שעלולה לייקר את הפרויקט ללא צורך.

הקבוצה המנצחת זכתה בשקית המרשמלו (אבל חלקה עם הקבוצות האחרות...)

שיעור שני - הקשר בין מרשמלו וניהול פרויקטים

הגיע הזמן לתרגול ראשוני של פרויקט. המטרה הינה לתרגל את בני הנוער בעבודת צוות שמביאה לפרויקט מוגמר והכל בזמן קצר (מזכיר - 45 דקות לשיעור). בחרתי להשתמש בתרגיל שנקרא תרגיל המרשמלו או תרגיל המגדל.

שיעור 2 - אתגר המרשמלו - חלק א'
מטרה: לימוד יסודות ניהול הפרויקטים: תכנון, עבודת צוות, לוחות זמנים, תכולה, איכות ועוד...

בתרגיל המרשמלו המטרה הינה ליצור מגדל גבוה ככל האפשר תוך שימוש ברכיבים הבאים: 20 יחידות ספגטי, 1 מטר חוט, 1 מטר של נייר דבק ומרשמלו. בסופו של התרגיל יש להרכיב את המרשמלו על ראש המגדל. התרגיל הינו תרגיל תחרותי בין הצוותים ומוגבל בזמן (15 דקות או 18 דקות). קיימות מס' הדרכות ב-Youtube  כיצד לנהל את התרגיל ולנתח את תוצאותיו:

כללי התרגיל פשוטים:

• מודדים את גובה המגדל מהשולחן עליו בונים את המגדל.
• לא ניתן לתלות את המבנה משום דבר.
• המרשמלו חייב להיות בקצה הגבוה של המבנה (אסור לחתוך אותו או לאכול אותו...)
• ניתן להשתמש גם בחלק מהחומרים (לא חייבים להשתמש בכולם). ניתן לשבור את הספג.טי.
• בתום הזמן - המבנה חייב לעמוד ללא תמיכה אנושית.

בני הנוער התלהבו מהתרגיל וניסו דרכים יצירתיות שונות לבנות את המגדל. היו 2 צוותים גדולים ורק צוות אחד באמת הגיע למגדל עומד.

בסוף התרגיל העברתי לתלמידים מספר מסרים חשובים בנושא ניהול פרויקטים בהם בזמן התרגיל (בלי לשים לב):

• חשוב להקדיש חלק מהזמן לתכנון ולא לרוץ ישר לבנות את המגדל.
• כדאי ורצוי שלכל אחד יהיו תפקידים מוגדרים (כולם רצו לבנות אבל אף אחד לא בדק את החומרים הנותרים או את הזמן הנותר).
• אפשר להסתכל על מה המתחרים עושים וללמוד מהם...

בשיעור השלישי אחזור על התרגיל - והפעם אנסה לשנות את הכללים ותוך כדי כך לתרגל את "משולש הזהב" בניהול פרויקטים: זמן, עלות ותכולה.

שיעור ראשון בניהול פרויקטים- אז איך מתחילים?

כשניגשתי להכין את השיעור הראשון עמדו לנגד עיני שלושה אילוצים אשר ילוו אותי לכל אורך הדרך:

האילוץ הראשון והגדול ביותר- יש לי 45 דקות לשיעור בכל שבוע - משמע אני צריך להתחיל רעיון, לגבש אותו, לתרגל ולסיים אותו בתוך זמן מוגבל. להימנע ככל האפשר מלמתוח נושא אחד על פני שני שיעורים.

האילוץ השני - השיעור צריך להיות עם פחות שקפים ויותר סרטונים והפעלות, כדי לעניין את בני הנוער.

האילוץ השלישי - לחבר עולם תיאורטי מאד לדוגמאות ולדילמות שבני הנוער יכולים להזדהות איתם.

מתחילים!

שיעור ראשון - מה זה ניהול פרויקטים?

מטרה - לחשוף את הילדים לעולם ניהול הפרויקטים ואיך הוא יכול לעזור להם

כדי לחבר את הילדים לעולם ניהול הפרויקטים חשוב להראות להם שכל דבר סביבם החל כפרויקט - החל מביה"ס בו הם יושבים, דרך הרכבים, הכבישים, המחשבים, הטלפונים הסלולאריים, האפליקציות ועוד. אני ניסיתי להראות להם איך אדם שיוצא מהבית ונוסע לשדה התעופה עובר דרך הרבה מאד פרויקטים שניבנו לאורך השנים:

אבל רציתי גם להראות את החיבור לעולם הנוער - גם הסרטים, הספרים שסביבם הם דוגמה לפרויקטים:

אז בעצם מה זה פרויקט?:

• מאמץ ייחודי וזמני - פיתוח דגם חדש של רכב הוא פרויקט אבל העותק ה- 1000 כבר אינו פרויקט.
• עם התחלה וסיום - לפרויקט יש זמן התחלה מוגדר וזמן סיום מוגדר. פרויקט לא יכול להימשך לנצח.
• עם מטרות מוגדרות - חייבים לגבש את מטרות הפרויקט לפני התחלתו כדי לבדוק אם הצלחנו בפרויקט.
• להשגת תוצר - לפרויקט תמיד יהיה תוצר - מוחשי או לא מוחשי
• באמצעות שימוש במשאבים שונים - כאשר משאב יכול להיות זמן, כסף, אנשים ועוד.

מכיוון שמטרת השיעורים היא לתת לתלמידים להתנסות בפרויקט משל עצמם - המשכתי במתן דוגמאות של פרויקטים שמתאימים לבני נוער (בחטיבה ובתיכון) שהם יוכלו לבצע בעצמם השנה ובעתיד. אתגרתי אותם להתחיל לחשוב באיזה פרויקט ירצו להתנסות: לארגן מסיבה, להקים להקה, אירוע בני מצווה ועוד.

היה לי חשוב לסיים את השיעור בכלי שנשתמש בו בניהול פרויקטים אבל הוא מעשי לחיי היום יום של התלמידים ובחרתי ב"מטריצה לקבלת החלטות". 

לקחנו לדוגמה החלטה לקניית מכשיר סלולארי מתחת ל- 1000 ש"ח: בעמודות רושמים אילו מאפיינים חשובים לנו בטלפון שאנו רוצים לרכוש, כאשר לכל מאפיין נותנים משקל לפי חשיבותו (סה"כ הכול מסתכם ב- 1) - מחיר,  המלצות, זיכרון המכשיר ומהירות תגובה (הדגשתי שאלו רק דוגמאות - כל אחד צריך לבחור את הפרמטרים שמעניינים אותו ולתת להם את המשקל שמתאים לצרכיו).

בשורות רושמים את כל החלופות שאנו שוקלים. 

מה שנשאר הוא לתת ציון לכל מאפיין, להכפיל במשקל שרשמנו למעלה ולסכם - האפשרות שקיבלה את הציון הגבוה ביותר היא הזוכה.

ניהול פרויקטים לבני נוער - חלום או מציאות?

כבר תקופה ארוכה אני משחק עם הרעיון של הוראת ניהול פרויקטים לבני נוער. אני חושב שבתורת ניהול הפרויקטים יש כישורים וכלים רבים שבני נוער כיום יכולים לקחת איתם לחיים האמיתיים, אחרי סיום ביה"ס. ניהול צוות, ניהול משא ומתן ופתרון קונפליקטים, ניהול סיכונים, בחירה ותיעדוף בין אפשרויות מתחרות, ניהול תקציב, הצגת נושא מול קהל ועוד- כולם כלים שניתן להשתמש בהם בחיי היום יום גם מבלי לנהל פרויקט בפועל.

לכך יש להוסיף את העובדה שעולם הנוער כיום (כמו עולם המבוגרים) נהייה יותר ויותר מוכוון פרויקטים - החל מאירועים כיתתיים או שכבתיים כמו ארגון טיולים שנתיים, מסיבות סיום או הכנת אלבום שנתי וכלה בפרויקטים אישיים כמו הוצאת רישיון נהיגה, עיצוב החדר שלהם או תכנון טיול בר/בת מצווה לחו"ל.

עולם ההוראה גם הוא מתקדם לכיוון של הוראה מבוססת פרויקטים (PBL) שבה התלמידים מתנסים ולומדים דרך פתרון בעיות או ביצוע פרויקט על נושא מסוים ולא רק דרך למידה פרונטאלית. הלמידה מאפשרת לתלמידים לרכוש כישורים ויכולות שיאפשרו להם, תוך למידה פעילה, שיתוף פעולה והנעה עצמית, לפתור בעיות ולהגיע לתוצר מוחשי.

בהיותי חבר ב- PMI קיוויתי שאוכל להסתייע בחומר של ה- PMIef (PMIef.org) , ארגון אשר מטרתו להנגיש את ניהול הפרויקטים לתלמידים. בהעמקה שביצעתי בחומר, מצאתי שהוא מתאים בעיקר לביה"ס היסודי ולפרויקטים פשוטים ולא לתלמידי ביה"ס התיכון וליכולות וההבנה המתקדמות שלהם. החומר המוצע כיום לא מתאים לתלמידי המאה ה- 21 ונדרשות התאמות תוך שילוב התנסויות אישיות ופיתוח כישורים.

הזדמנות בלתי חוזרת צצה השנה! - הבת שלי התחילה ללמוד בביה"ס דמוקרטי בכיתה ט' וכאשר הצעתי את רעיון הוראת לימוד ניהול פרויקטים בביה"ס שלה הוא נפל על קרקע בשלה בהנהלת ביה"ס, אשר רצתה לקדם את ההתנסות והלמידה של התלמידים דרך פרויקטים. במקביל, בשנה האחרונה, PMI ישראל החליט גם הוא לעסוק בנושא ולקדמו אל מול משרד החינוך. יחד עם ארגון ה- PMIef העולמי הוחלט שישראל תהיה הפיילוט לבנייה של מערכי שיעור המתאימים לתלמידי תיכון. לשם כך הוקם צוות מיוחד של מתנדבים בראשות סגנית PMI ישראל לחינוך אשר יוביל את הנגשת ניהול הפרויקטים וכישורי החיים הנילווים לנוער.

אז יצאנו למסע. הצטרפו אלי בבלוגים הבאים לדרך הלא סלולה שבה ננסה לבנות שלב אחרי שלב את תורת ניהול הפרויקטים לנוער, אשר בחלקה אולי תיכנס לתוכנית הלימודים של שנה הבאה בתיכונים. בבלוגים אנסה לשקף הן את הפעילות שלי והן את פעילות צוות המתנדבים בבניית מערך ההדרכה לנוער. כמו כל מסע - אנחנו יודעים איך אנחנו ניכנס אליו אבל התוצאה הסופית עדיין לא ברורה (טוב...זה פרויקט עם אי ודאות גבוהה). 

אני מבקש מכם להיות חלק מהמסע - העירו והאירו, תירמו מניסיונכם בניהול פרויקטים, בהוראת נוער או בכל תחום משיק אחר - איך לעשות את התוצאה הסופית לטובה יותר.

יאללה בהצלחה!