דברים שלמדתי על ניהול פרויקטים מבובת הוודו שלי

בביקורי לאחרונה בניו-אורלינס משכה את עיני בובת וודו השוכנת בתוך ארון קבורה. קניתי אותה והטסתי אותה כל הדרך עד למשרדי בארץ.  מאז שחזרתי למשרד, הבובה יושבת על שולחני ומסיחה את דעתי. בימים האחרונים גיליתי 5 דברים בניהול פרויקטים שאפשר ללמוד מבובת הוודו:

יתרון יחסי – בובת הוודו שקניתי הייתה שונה משאר הבובות בחנות. ארון הקבורה משך את עיני והסתקרנתי לפתוח אותו ולבסוף אכן העדפתי את הבובה הזאת על פני שאר הבובות בחנות. בעולם ניהול הפרויקטים -  כמות מנהלי הפרויקטים הולכת ועולה וחשוב שיהיה לכם יתרון יחסי על פני מנהלי פרויקטים אחרים. היתרונות היחסיים שלכם יכול להיות ורסטיליות (יודעים לנהל גם פרויקטים מסורתיים וגם אג'יליים, למשל), תחומי ידע טכנולוגיים נרחבים (מכירים גם חומרה, גם תוכנה וגם סייבר), הסמכות רשמיות (גם PMP וגם מומחה באג'יל) ועוד. נסו לאתר מה יכול להיות היתרון היחסי שלכם.

יכולות מגוונות – לבובת הוודו הספציפית הזו יש יכולות שליליות (כמו לכל בובות הוודו) אבל גם יכולות חיוביות – יש לה יכולת (לכאורה) להביא הצלחה, עוצמה, כסף, אהבה ועוד, תלוי באיזו סיכה אתם בוחרים להשתמש. גם למנהל פרויקטים טוב חשוב שיהיו יכולות מגוונות – יכולת לנהל אינטגרציה של פרויקט , לוחות זמנים, תקציב, צוות עובדים, סיכונים ועוד. מנהל פרויקטים טוב ישאף להגדיל את המקצועיות שלו בתחומי הידע השונים, במיוחד באלו שהוא מתקשה בהם, על מנת להפוך למנהל פרויקטים הוליסטי יותר.

חוש הומור -  כמו שבובת הוודו שלי אומרת "may the curse be with you", אני מאמין גדול שניהול פרויקטים טוב יותר אם משתמשים בחוש הומור על מנת לקדם את הפרויקט. ישנם הרבה מאד סיטואציות בניהול פרויקטים שחוש הומור יכול לעזור ולהפיג מתחים לא בריאים – עתות לחץ לפני אבני דרך, מתיחות בין חברי הצוות ובין הצוות לבעלי העניין, במהלך משברים במשא ומתן ועוד. חוש הומור טוב – זה משהו שנרכש, פשוט צריך לעבוד על זה...

הכרת המסגרת והשתלבות בה – בובת הוודו שלי משתלבת היטב בארון הקבורה שלה ואף הפכה אותו ליתרון היחסי שלה...אתם כמנהלי פרויקטים, נדרשים להכיר, להשתלב ולמנף את המסגרת הארגונית בה אתם נמצאים. הכירו לעומק את הארגון בו אתם עובדים – מה היתרונות שלו, מה החסרונות שלו, במה ובמי ניתן להיעזר על מנת למנף את הפרויקט שלכם, על מנת לגרום להצלחתו.

בניהול פרויקטים טוב יש מעט מרוח הוודו – משהו קצת מסתורי, עם נופך של אמונות תפלות. כשאתם נתקלים במנהל פרוייקטים טוב, קשה לשים את האצבע על גורם אחד שגורם לו להיות מנהל פרויקטים מוביל אשר סוחף אחריו צוות עובדים לביצוע פרוייקטים מוצלחים. יש משהו בסך כל הרכיבים, מעין הילה של מצוינות, אשר גורמת לאותו מנהל פרויקטים להיות מנהל פרויקטים מצליח סדרתי.

10 דברים (ועוד אחד) שמנהלי פרויקטים צריכים לדעת ולא תקראו בשום ספר- חלק א'

ספרי לימוד ועיון בתחום ניהול הפרויקטים תופסים תאוצה, אולם קיימים נושאים אשר אינם רשומים בשום ספר אולם הכרחיים לפי דעתי להצלחתו של כל מנהל פרויקט. במאמר זה אנסה לסקור 10 נושאים כאלה אשר ליקטתי מניסיוני לאורך השנים. כמובן ש- 10 הנושאים (ועוד אחד) שבחרתי מייצגים את דעתי האישית וניתן להתווכח על חשיבותו של כל אחד ואחד מהם.

חלק זה הינו החלק הראשון מתוך שניים אשר מפרט את עשרת הנושאים שבחרתי להציג:

1. היו מודעים להטיות הפועלות עליכם

על נושא ההטיות הפועלות על מנהלי פרויקטים הרחבתי רבות במאמר בין 2 חלקים שהוקדש לכך בשבועות האחרונים. על מנהלי הפרויקטים פועלים הטיות (Bias) פסיכולוגיות שונות אשר עלולות לגרום להם לקחת החלטות לא אופטימאליות ואף שגויות. על כן על מנהל הפרויקט להיות מודע להטיות הספציפיות שמשפיעות עליו ולנסות להקטין ככל האפשר את השפעתן. בין שאר ההטיות שציינתי היו  הטיה שמקורה ב"תופעת העדר", הטיה שמקורה ב"כתם העיוור" (Blind spot),  הטיית האישוש/אישור (confirmation Bias) ועוד.

2. צרו קשר אישי עם צוות הפרויקט ואנשי המעטפת.

בכל פרויקט קיימת קבוצת אנשים אשר גורמת לפרויקט להתבצע ולהצליח (כמובן שלא בכל פרויקט קיימים כל הגורמים הרשומים מטה):

• צוות הפרויקט שלכם
• צוות הפרויקט אצל מבצע הפרויקט, ואם אתם הגוף המבצע את הפרויקט- אזי צוות הפרויקט אצל הלקוח.
• מומחי תוכן בארגון שלכם
• הנהלת הארגון שלכם והנהלת מבצע הפרויקט/לקוח.
• אנשי מעטפת הפרויקט בארגון שלכם (שיווק, רכש, מחסן, יועצים משפטיים, לוגיסטיקה, מערכות מידע וכד').
• קבלני מישנה ויועצים חיצוניים

אנו כמנהלי פרויקטים בעידן המודרני התרגלנו לקרוא לכל האנשים – "משאבי כוח אדם". הדבר נובע גם מהשפה המכובסת המשמשת את הספרים השונים בנושא ניהול פרויקטים (וגם מערכות ממוחשבות כמו PROJECT) וגם מהנטייה לכמת כל דבר על מנת שניתן יהיה לתמחר/לתעדף וכד'.

מכיוון שפרויקטים רבים מתחרים על אותם "משאבים" מצומצמים, הרי למנהלי פרויקטים אשר יוצרים "האנשה" של אותם "משאבים" קיים יתרון יחסי על פני יתר מנהלי הפרויקטים. ב"האנשה" אני מתכוון לכך שיש להתייחס לכל "משאב" בצורה אישית יותר. דוגמאות לכך:

• הכירו את אנשי הפרויקט שלך בצורה עמוקה ככל שמתאפשר לכם. אנשי צוות הפרויקט שלכם ילוו אותכם לאורך חודשים רבים ואפילו שנים – להיכרות אישית עימם יש כוח הנעה חזק אשר רק מתגבר ככל שההיכרות מתעמקת – הכירו את משפחתם, את המגבלות שלהם, את השאיפות שלהם, את הנושאים שמניעים אותם, את התחביבים שלהם וכד'. ככל שתדעו יותר פרטים – בשעות הצורך ניתן יהיה להניע אותם בצורה טובה יותר. הקדישו זמן לדבר עם אנשי הצוות (במיוחד אלה אשר מופעלים על ידכם בצורה מטריציונית ולא כפופים ישירות אליכם) בנושאים שאינם קשורים לעבודה ואשר מעניינים אתכם.
• הכירו את מנהל הפרויקט שמולכם ואת צוות הפרויקט – הכירו אותם בשמותיהם ולא רק דרך דואר אלקטרוני או שיחות טלפון. הקדישו בכל פגישה שלכם עם מנהל הפרויקט שמולכם זמן לדבר בנושאים שאינם קשורים לפרויקט. השתמשו בנושאים משותפים כעוגן להעמקת הקשר ויצירת קשרי עבודה טובים יותר.
•  הקדישו זמן, אחת לשבוע-שבועיים למשל, לסיור בין כל אנשי מעטפת הפרויקט בארגון גם אם הם עדיין לא עובדים עבור הפרויקט וגם אם הם כבר סיימו לעבוד על הפרויקט. הציגו להם את הפרויקט, את התקדמותו, התלבטו עימם בקשיים שלכם (לאו דווקא הקשורים לתחום עיסוקם בפרויקט). ככל שיכירו את הפרויקט שלכם יותר ויהיו מעורבים בנעשה בו, קל יהיה יותר לקבל מהם "קשב" בזמן שתידרשו לו, על פני פרויקטים אחרים. זכרו לתת הערכה מיוחדת (שי קטן, תעודת הערכה, מכתב תודה) בכל פעם שהושלמה חבילת עבודה ע"י אנשי מעטפת הארגון. איש כספים, אשר מטפל בעשרות פרויקטים בשנה, אבל קיבל ממכם תעודת הערכה אשר תלויה על הקיר בחדרו – יזכור אותכם לטובה ו"יקדם" את עניינכם כאשר תידרשו לכך. חשוב ביותר לתת הערכה לאנשי מעטפת הפרויקט בסוף הפרויקט – אל תשכחו, מחר מתחיל פרויקט חדש!

מומחי תוכן הינם גורם קריטי בכל ארגון וככל הנראה מהווים "צוואר בקבוק" שכן הביקוש לשירותיהם גדול בדרך-כלל מההיצע שהם מסוגלים לספק. צרו קשר אישי טוב עם מומחי התוכן. התייעצו איתם בכל צומת קריטית ותנו להם את ההרגשה שהם משפיעים. נסו להפוך את חלקם בפרויקט מהשתתפות למחויבות – אם הצלחתם  - ביססתם את אחד היסודות להצלחת הפרויקט.

3. שימו לב לפרטים

ניהול פרויקט הינה עבודה הדורשת תשומת לב מרובה ועומס הפרטים והנתונים עלול לגרום לכך שתפספסו פרטים קטנים. האמרה "אלוהים נמצא בפרטים" מיוחסת לאדריכל הגרמני-אמריקאי לודוויג ואן דר רוהה ( Van der Rohe) וניתן גם לייחס אותה לניהול הפרויקט שלכם. תשומת לב לפרטים קטנים יכולה להתבטא בהתייחסות רצינית גם לבקשות הקטנות ביותר של הלקוח (גם אם ההתייחסות היא שהבקשות לא יבוצעו), העברת פרויקט נקי ככל האפשר משגיאות ובעיות כבר בגרסה הראשונה על מנת להקטין התנגדויות הלקוח ככל האפשר, לזכור שגם פרויקט גדול מאוד יכול להיכשל בשל לוגיסטיקה חסרה (הבאת פרויקט IT גדול למרות שאין מספיק אנשי תמיכה מתאימים בארגון שלכם, אספקת פרויקט בינוי גדול ללא מספיק מקומות חנייה, אספקת פרויקט תוכנה מתקדם עם פונקציונאליות מדהימה אבל המעבר מאנגלית לעברית ולהיפך אינו טריוויאלי והתווים מתבלבלים על המסך, התחייבות ללוחות זמנים לחוצים כאשר האנשים שלכם מתכננים חופשה שנתית ארוכה וכד'), פרויקט מוצלח ביותר יכול להפוך לכישלון בגלל שיווק לא נכון שלו ועוד.

כדי ללמד את עצמכם לשים לב לפרטים קחו לדוגמה את מפרט הלקוח של פרויקט שכבר סיימתם וסמנו את כל הנושאים שלא טופלו בפרויקט מכיוון שלא נותר זמן עד למועד האחרון להגשת הפרויקט, אלו הם גם הנושאים עליהם ויתרתם ראשונים כאשר היה עדכון של תכולת הפרויקט. עבור על כל הנושאים שעולים מחוות דעת של הלקוח על הפרויקט. ראיינו את כל המעורבים בפרויקט ושאלו אותם מה הפריע להם בהתנהלות הפרויקטלית ומה כדאי לשפר לפעם הבאה. אם תשקיעו ביצירת רשימה כנ"ל יתברר לכם די מהר שיש נושאים שחוזרים על עצמם, אשר בלהט עשיית הפרויקט, נידחים או מטופלים בצורה פחות טובה מהאפשרי. אם הצלחתם לשפר חלק מהדברים לפרויקט הבא – ביצעתם עוד צעד להפוך ממנהלי פרויקט טובים למנהלי פרויקט מצוינים.

4. שימו לב לתמונה הגדולה.

אם עשיתם את הנעשה בסעיף 3 שפורט לעיל, עכשיו נסו לא לפספס את ה"תמונה הגדולה". הפרויקט אומנם מורכב מכל הפרטים הקטנים אבל התעלמות מהתמונה הכוללת עלולה לדרדר את הפרויקט לכישלון. התמונה הכוללת מכילה בין השאר – את יעדי הפרויקט והתאמתו ליעדים האסטרטגיים של הארגון, איכות הפרויקט, לוחות הזמנים לביצועו כולל חלון הזמן האחרון שהפרויקט עדיין רלוונטי, תכולת הפרויקט העיקרית ותקציב הפרויקט. הזנחת ניהול כל אחד מהנושאים האלה לטובת "צלילה" אל תוך הפרטים הטכניים עלולה לגרום לכישלון הפרויקט.

מנהלי פרויקט טכנולוגיים נוטים למשוך את הפרויקט לכיוון הטכנולוגי בו הם חזקים – לתת את הפרויקט הטכנולוגי הטוב ביותר האפשרי, תוך כדי כך שהם מקפידים להכיר מקרוב כל פרט ופרט טכנולוגי באפיון של הלקוח. אותם מנהלי פרויקטים עלולים לשכוח לתת תשומת לב לנושאים שהם חלשים בו – לוחות זמנים לסיום הפרויקט, עמידה ביעדי התקציב של הפרויקט, חלקים במפרט/אפיון הלקוח שאינם טכנולוגיים – הדרכה, מערך תמיכה, מערך הטמעה, בינוי, רכש וכד'.

על מנת לשמור על היכולת לראות את "התמונה הכוללת" נדרש "לצוף" מהנושאים הטכנולוגיים ולבצע אחת לשבוע-שבועיים פגישת עדכון עם מנהלים בכירים יותר על מנת להציג את התקדמות הפרויקט, להיפגש עם הלקוח לצורך בדיקת התקדמות מול אפיון ותכולת העבודה הנדרשת, להקדיש זמן ייעודי לתחומים כמו רענון לוחות זמנים ובדיקת תקציב הפרויקט, בדיקת התקדמות הנושאים הלא-טכנולוגיים ולוודא שהכול מתאים לתכנון המעודכן. לאחר מכן, ניתן שוב ל"צלול" אל תוך הנושאים הטכנולוגיים וניהול הפרויקט ברמת המיקרו.

נדרש ממנהל הפרויקט לבצע איזון מתמיד בין תשומת הלב לפרטים הקטנים של הפרויקט, שכן הזנחת אחד מהם עלול לגרום לאי עמידה ביעדי הפרויקט ולחוסר שביעות רצון אצל הלקוח לבין ניהול "התמונה הכוללת", שהינה גורם עיקרי להצלחת הפרויקט. על ידי ניהול נכון של לוחות זמנים וקביעת "עוגנים" מסודרים ל"ציפה" מהנושאים השוטפים של הפרויקט ו"שקיעה" חזרה אליהם, יתאפשר על ידי מנהל הפרויקט לשמור על האיזון בין שתי הפרדיגמות המנוגדות.

5. לא לחשוש להודות במה שאתם לא יודע.

ניהול פרויקט טכנולוגי במאה ה- 21 משמעו לעיתים קרובות ניהול פרויקט עתיר טכנולוגיה, המתפרשת על מספר רב של תחומים טכנולוגיים שונים, בעלי רמות בשלות שונות. לא משנה כמה מוכשר מנהל הפרויקט, הסיכוי שלו להיות מקצוען ובר סמכא טכנולוגי בכל תחומי הפרויקט הולכת וקטנה עם ההתקדמות הטכנולוגית. על כן, אין זו בושה להודות שחסר לכם הידע לביצוע חלק מהפרויקט ולהשלימו במשאבים מתוך הארגון או מחוצה לו. מנהלי פרויקטים חוששים להודות שחסר להם ידע בתחום זה או אחר פן ייתפסו כלא מקצועיים ושהדבר עלול להתפרש בצורה שלילית ע"י ההנהלה.

קיימת גישה הגורסת כי מה שמנהל הפרויקט לא יודע בתחילת הפרויקט, הוא ילמד "תוך כדי תנועה" במהלך הפרויקט. השאלה הנשאלת היא, האם הנהלת הארגון מוכנה לשלם את "מחיר לימוד" של מנהל הפרויקט (ותמיד קיים מחיר לימוד – הן באיכות המתקבלת, הן בזמן המתארך והן בעלויות הגדלות). לפעמים טובת הארגון הינה לתת לכל אחד לבצע את מה שיש לו יתרון יחסי בו. כל חבילת עבודה תבוצע ע"י הגורם המיומן ביותר לכך וכך תמומש מטרת הפרויקט – לסיים את הפרויקט בתכולה, בזמן ובעלות המשוערת.

מנהל פרויקט טוב הינו, לפי דעתי, מנהל פרויקט שמפעיל את הצדדים החזקים שלו לצורך מימוש מטרת הפרויקט ומציין עוד בתחילת הפרויקט את חבילות העבודה והנושאים בהם הוא יותר חלש על מנת למצוא את התחליף הטוב ביותר למימושם. ייתכן וההנהלה תעדיף שמנהל הפרויקט יבצע גם את חבילות העבודה בהם הוא חלש על מנת לשפר ולקדם את יכולתו המקצועית של מנהל הפרויקט אולם החלטה זו נדרשת להילקח במודע ע"י הנהלת הארגון ולא באופן עצמאי ע"י מנהל הפרויקט. את חבילות העבודה בהם למנהל הפרויקט אין יתרון יחסי מומלץ להעביר למנהלי פרויקטים/מומחי תוכן תוך הארגון אשר ידווח בצורה מטריצית למנהל הפרויקט הראשי, או לחילופין להעביר למוקדי ידע חיצוניים או לקבלני מישנה.

כל הנושאים שתוארו לעיל מתייחסים לידע מקצועי בתחום טכנולוגי. כמובן, שבתחום המקצועי של ניהול הפרויקטים, על מנהל הפרויקט להתמקצע בעצמו שכן אין אפשרות (או לא רצוי) להעביר "נתח" מניהול הפרויקט למיקור-חוץ.

במאמר הבא אפרט בהרחבה 6 נושאים נוספים אשר חיוניים לפי דעתי להצלחתו של מנהל פרויקט ואשר לא מקבלים דגש מספיק (אם בכלל) בספרי ניהול הפרויקטיים: "למד להגיד לא", "אל תיקח שום דבר כמובן מאליו", "עשה חלק מעבודת הפרויקט – לכלך את הידיים", "פעל לפי נהלי החברה השונים- אבל בעיניים פקוחות", "סכם, אבל לא הכל" ונושא נוסף "אהוב את ניהול הפרויקט".

 

איך בוחרים ספר טוב בניהול פרויקטים – טיפים והמלצות- חלק א'

את הסקירה הקודמת בנושא כתבתי לפני 10 שנים! יצאתי לבדוק מה התחדש בשוק הספרים למנהל הפרויקטים המתחיל. לשמחתי, למדף הספרים בעברית הצטרפו 2 ספרים נוספים שלא היו בזמנו ולכן הסתקרנתי לבחון אותם. כמו-כן, הצטרפו ספרים רבים באנגלית וכן ספרים לניהול פרויקטי אג'יל (גם הם באנגלית) אשר הסקירה עליהם תופיע במאמר הבא. להלן חלק א' המרכז את ה- PMBOK ואת הספרים בעברית.

ארגונים גדולים המבקשים להכשיר את מנהלי הפרויקטים החדשים בארגון ביסודות ניהול הפרויקטים נתקלים פעמים רבות בדילמה – באיזה ספר/ים כדאי לבחור על מנת להקיף ידע נרחב ככל האפשר בניהול פרויקטים מבלי להעמיס את מנהל הפרויקטים המתחיל בתיאוריה רבה מידי או בעשרות ספרים בנושא.

רבים מהארגונים פונים כיום ל- PMBOK (Project Management Body of Knowledge) של ה-PMI כמקור ידע יחידי, אולם, למרות היתרונות הברורים הגלומים בגוף הידע, המכיל את כל תיאורית ניהול הפרויקטים, קיימת עדיין דרישה לספרים משלימים, אשר יכסו חומר אשר לא מקבל דגש מספיק ב- PMBOK.

בשוק קיימים כיום ספרים רבים בתחום ניהול הפרויקטים אותם ניתן לחלק לשלוש קטגוריות עיקריות:

• ספרים תיאורטיים בעיקרם הנותנים דגש נרחב על ה"מה" של ניהול הפרויקטים – בקבוצה זו ניתן למצוא את ה- PMBOK על נגזרותיו השונות (כמו תיקני המשנה להכנת WBS או תקני התוכנית לניהול פרויקטים) וכן ספרי הדרכה תיאורטיים נוספים מבית מדרשו של בית-הספר למנהל עסקים של הארווארד (HBS) ועוד.
• ספרים סמי-תיאורטיים המלווים בדוגמאות רבות ו-Study Case רבים להדגמה. ספרים אלה נותנים דגש על ה"איך" לנהל פרויקטים. העיסוק בספרים אלה יהיה עיקרו של המאמר המובא להלן.
• ספרי "אינסטנט" המנסים להקיף בקצרה חומר נרחב בתחום ניהול הפרויקטים. ספרים אלה מיועדים למי שרק רוצה להבין בשטחיות את נושא ניהול הפרויקטים (כמו מנהלים בכירים בארגון) ולא למי שרוצה לעסוק בניהול פרויקטים כמקצוע עיקרי. אני לא ממליץ להשתמש בספרים אלה כמקור ידע עיקרי ובלעדי בשל היותם תמציתיים מידי ועוסקים בעיקר בתחומי ניהול תקציב הפרויקט, ניהול משימות וניהול צוות פרויקט. חלקם הקטן עוסק גם בניהול סיכונים. הספרים כן כוללים, לעומת זאת, מונחי מפתח עיקריים ומאפשרים לאנשים מחוץ לתחום להכיר את מילות ה"באזז" העיקריות בתחום.

בבואי לסקור ספרים מומלצים בתחום הספרים הסמי-תיאורטיים בדקתי מספר נושאים הנראים לי כחשובים למנהל הפרויקט המתחיל (שימו לב שאלו דברים שנראים לי חשובים – ייתכן ויש דברים נוספים אשר הינם חשובים לאנשים אחרים ולא יקבלו דגש להלן). הנושאים העיקרים שנבחנו:

• פשטות השפה – חיפשתי ספרים אשר שפת ההסברים בהם הינה פשוטה וטריוויאלית ולאו דווקא שפה מחקרית או אקדמית. הנחת העבודה שלי היתה שכדי לקרוא ספר שלם על ניהול פרויקטים (בדר"כ ספר של מאות רבות של עמודים) הקריאה חייבת להיות קולחת ולא להערים קשיים נוספים מעבר לחומר התיאורטי שהינו מסובך גם כך.
• היקף החומר – ככל שהחומר המטופל בספר הינו רב יותר – כך יותר טוב. הנחת העבודה היא שמנהלי פרויקטים מחפשים ספר אחד טוב שמקיף חומר רב ככל האפשר ויעדיפו אותו על פני חמישה או שבעה ספרים אחרים אשר יחד מעבירים יותר חומר.
• ספרים בעלי מבנה מסודר – מנהלי פרויקטים יעדיפו ספרים, אשר לאחר הלימוד הראשוני ולאחר תקופה שהספרים יישבו על המדף, הם יצליחו להגיע בקלות לנושאים אשר רוצים לחזור עליהם. ספרים אלה יהוו לא רק ספרי לימוד טובים אלא גם ספרי עיון טובים.
• ספרים המלווים בדוגמאות רבות- כל המרבה הרי זה משובח. הדוגמאות וה- Case Study הם נשמת אפו של כל ספר לניהול פרויקטים בפרט וכל ספר לימוד בכלל. הנחת הבסיס הינה שמנהל הפרויקטים לא מתעניין רק בתיאוריה היבשה ומעוניין לדעת כיצד לממש את התיאוריה בפועל. דוגמאות של בעיות ומקרים בהם מתלבטים מנהלי פרויקטים ב"עולם האמיתי" בליווי פתרונות מנומקים או כיווני פעולה מסייעים רבות להבנת החומר הנלמד והטמעתו.
• נושאים "רכים" – בבואי לבחור ספר ללימוד ניהול פרויקטים ראיתי חשיבות רבה לחשיפה שהספר מעניק לנושאי ניהול פרויקטים "רכים" – כמו לדוגמה – ניהול קונפליקטים ומו"מ, ניהול זמן, ניהול לחץ אישי ועבודה נכונה עם הנהלה בכירה.
• ספרים שיכולים להכין למבחני ההסמכה – מבחני ההסמכה של ה- PMI למנהל פרויקטים מוסמך (PMP-Project Management Professional) הינם חלק בלתי נפרד מהסמכה של מנהל פרויקט בחו"ל (בעיקר בארה"ב) והם תופסים תאוצה גוברת גם בישראל (במיוחד בחברות בעלות אוריינטציה אמריקאית או שעובדות רבות עם ארה"ב). היום כבר ידוע שלימוד אך ורק של ה- PMBOK אינו מספק בדרך-כלל ונדרשים ספרים נוספים, קורס הכנה המנוהל ע"י מס' חברות בארץ ו/או ספר הכנה ייעודי למבחן (למשל ספרה המצוין של Rita Mulcahy).  על כן, קיים יתרון גדול בלימוד מספר שהינו גם ספר לימוד של תיאוריות ניהול הפרויקטים, אולם מאפשר בסיומו גם, כערך מוסף,  לגשת למבחני ההסמכה ל- PMP. ספרים אלה בדרך-כלל מלווים בשאלות ופתרונות המייצגים את השאלות במבחן. חלקם אפילו מבצעים קישור בין הפרק בספר לבין הפרק המתאים ב- PMBOK, דבר המאפשר התמצאות טובה בין 2 הספרים.
• שפת הספר או "עברית שפה קשה". קיימת התלבטות אצל מנהלי פרויקטים רבים בין קריאת ספר בעברית בנושא ניהול פרויקטים תוך התענגות על קלות הקריאה (בכל זאת – שפת האם של רוב האנשים הינה עברית), לבין קריאת הספר באנגלית, אשר שומרת על שפת המקור ומושגי היסוד הטכניים אשר יותר מובנים בשפה זו. מצד אחד קל יותר "לחצות" ספר עב כרס בנושא ניהול פרויקטים בעברית, אולם מצד שני, יש להתרגל לתרגום העברי של מושגים שגורים באנגלית כמו WBS או SOW אשר השימוש שלהם ביום-יום הוא בצורה הלועזית ולא העברית. הדילמה גדלה אצל מנהלי פרויקטים אשר מנהלים פרויקטים רבים מול חברות בחו"ל ואצל אנשים המתבלים את לימוד ניהול הפרויקטים שלהם בקריאת חומר ומאמרים באנגלית ברשת האינטרנט.

ועכשיו לעבודה – איך בונים את "ארון הספרים של מנהל הפרויקטים"?

• הספר הראשון, אשר חייב להופיע, לפי דעתי, בכל ספריה של מנהל פרויקטים (מתחיל ומתקדם כאיד) הינו ה- PMBOK – בנוסח האמריקאי המקורי או בתרגומו לעברית. הספר מרכז את תשתית הידע בנושא ניהול פרויקטים המקובלת כיום ומהווה תקן שהולך ומתפשט בכל העולם. כמו שלא יהיה מהנדס אלקטרוני בתחום מסוים שלא יחזיק בספרייתו את התקנים הרלוונטיים בתחום הפיתוח שלו, כך לפי דעתי, קיימת חשיבות להחזקת תקן הדה-פקטו עימו עובדים רבים ממנהלי הפרויקטים בחברות בעולם וחלק הולך וגדל של חברות בישראל.  יתרון ברור של הספר הוא, שהספר לא נכתב ע" אדם אחד, אלא ע"י עשרות רבות של מנהלי פרויקטים מתנדבים מרחבי העולם אשר הגיעו מדיסציפלינות שונות ומדגשים שונים של תורת ניהול הפרויקט. הדבר דומה לקריאת אנציקלופדיית ויקיפדיה ברשת האינטרנט ללא החשש שיש בה נתונים שגויים. חסרון בולט של ה- PMBOK- הוא מ-ש-ע-מ-ם. בדומה לתקנים אחרים או לאנציקלופדיות – כל העובדות בספר נכונות אבל מוגשות בצורה יבשה. הספר לא מתיימר להציג דוגמאות מהעולם האמיתי של מקרים ותגובות או להציג למשל, טפסים ותבניות לדוגמה. על ספר זה ניתן להוסיף את חוברות ה- PMI הנוגעות לניהול פורטפוליו ותיק פרויקטים, שיצאו בנפרד, בשפה האנגלית.

• ספר חובה נוסף אשר ציינתי גם בסקירה המקורית שלי הינו "ניהול פרויקטים – תכנון, ביצוע ובקרה" של שלמה גלוברזון ואבי שטוב . הספר מציג בשפה ברורה וקולחת את כל תיאורית ניהול הפרויקטים תוך מתן דוגמאות רבות. יתרונו הגדול של הספר הינו היותו כתוב בעברית, זהו יתרון לא מבוטל, במיוחד למי שהשפה האנגלית לא שגורה בפיו ועדין רוצה לשלוט ברזי תורת ניהול הפרויקטים. חסרונו של הספר שהוא סובל, לטעמי, מאקדמיות יתר וכתוב בצורה פחות קולחת, ועם חישובים רבים, דבר שמקשה על קריאה שוטפת שלו ומתאים יותר לסטודנטים בתחום. כמו כן, שלמרות היותו ספר מקיף, לא ניתן להסתמך עליו כספר יחיד ללימוד תורת ניהול הפרויקטים ומומלץ להצטייד בספר נוסף, במיוחד אם רוצים לגשת לבחינת ה- PMP. 
  

הסקירה שלי ממשיכה בסקירה של שני ספרים חדשים אשר נכתבו בשנים האחרונות ע"י מנהלי פרויקטים בכירים בישראל:

•      את הספר "להיות מנהל פרויקט" של חמוטל וייס ודניאל ציטר קראתי מכריכה לכריכה ונהניתי! הספר מחולק ל- 3 פרקים עיקריים: תכנון, בקרה ותקשורת, הוא מעודכן בחידושים בתחום, קל לקריאה, צבעוני ומאיר עיניים. · הספר אינו ספר מתודולוגי (לא מתמקד בלהסביר את התיאוריה) אלא מתמקד יותר במשימות שמנהל הפרויקט צריך לעשות על מנת לנהל את הפרויקט. כספר בסיסי למנהל הפרויקט המתחיל זה ללא ספק ספר מצוין, מה שגם שבאתר של כותבי הספר (http://he.beingaprojectmanager.com/) ניתן להוריד ללא תשלום טפסים, תבניות ומסמכים שונים אשר יכולים לשמש את מנהל הפרויקט בעבודתו. 
       הספר קיים גם באנגלית, לכאלה שרוצים ספר ידידותי לניהול פרויקטים ונדרשים להכיר במסגרת עבודתם דווקא את המושגים הלועזיים בניהול פרוייקטים (למסתפקים בעברית – בסוף בגרסה העברית, קיים מילון מושגים בסיסי של מושגי ניהול פרוייקטים באנגלית). הספר מתרחק ממתודולוגיה, כך שהוא קל יותר לקריאה אבל משאיר תחומים שונים שאינם מכוסים בספר (ניהול בעלי עניין, ניהול איכות, ניהול משאבים וכן מיומנויות רכות למיניהן- אשר אזכורים שלהם אולי מפוזרים בספר אולם אינן מרוכזים ומוסברים באופן מיוחד). הדבר לא מאפשר למנהל הפרויקט שרוצה להיבחן לבחינת ה- PMP להסתמך על הספר הזה לבדו. את הספר מלווים גם  מספר קטן של דוגמאות (Study Case) וכולי תקווה שבמהדורות עתידיות יינתן מקום לדוגמאות רבות יותר וסבוכות יותר על קשיים שמנהל הפרויקט עשוי להיתקל בהם, דוגמאות על פרויקטים שכשלו/הצליחו ופתרונות שונים שמנהל הפרויקט יכול להשתמש בהם.

• ספר חדש נוסף בעברית הינו סיפרה של פנינה זינגר "ניהול פרויקטים The Practical Approach ", גם ספר זה מתמקד יותר במתן כלים פראקטיים למנהל הפרויקטים בעבודה היומיומית של ניהול הפרויקטים ופחות במתודולוגיה. ניתן למצוא את הספר גם בקישור הבא: http://www.projects.org.il/ניהול-פרויקטים-the-practical-approach.  הספר מכיל 3 פרקים עיקריים- פרק תכנון, פרק ביצוע, מעקב ובקרה ופרק מיומנות רכות והוא מתובל בעשרות דוגמאות של עשה/אל תעשה ורשימות תיוג ("צ'ק-ליסטים") אשר לפי דעתי נותנים לו ערך מוסף ייחודי. פרק מיומנות רכות הינו פרק חיוני מאד לכל מנהל פרויקט מתחיל ואהבתי את המקום המרכזי שקיבל בספר הזה. גם הספר הזה, כמו קודמו, אינו יכול לשמש כספר הכנה למבחן ה-  PMP או ה- CAPM (הוא אינו מקיף את כל הנושאים הנדרשים למבחנים) והוא קצת פחות מסודר ומתודי מספרם של וייס וציטר, מה שמקשה על מנהל פרויקטים, לאחר שקרא קריאה ראשונה של הספר, לחזור ולהתעמק בנושא מסוים. אין בספר רשימת מושגים באנגלית או אינדקס שמאפשרים גישה קלה לנושא מסוים.

סקר קצר שערכתי בין עוקבי הבלוג שלי ומשתתפי קבוצות הלינדקין בעברית שמתעסקים בניהול פרויקטים גילה שהספרים החדשים מוכרים על ידי מנהלי הפרויקטים בארץ, ומקבלים מקום של כבוד לצד ה- PMBOK וספרם הותיק של שטוב וגלוברזון.

לסיכום – אהבתי את קפיצת המדרגה שעברה ספרות ניהול הפרויקטים בעברית ושהספרים החדשים מדברים בשפה נגישה ומחוברת לאנשים ולא בשפה אקדמית. אני חושב שמנהלי פרויקטים מתחילים ומי שרוצה להיכנס לתחום, יעדיף לקרוא ספר בעברית, שהיא שפה יותר נגישה עבורם. הספרים לא יכולים לשמש כחומר בלעדי לבחינות ה- CAPM או ה- PMP אבל בהחלט מקיפים את מירב החומר שמנהל פרויקט מתחיל צריך בשביל לנהל פרויקטים קטנים ובינוניים ויכולים לשמש כקפיצת מדרגה למי שרוצה להמשיך בתחום ולהתמקצע.

בסקירה הבאה נעבור על מספר ספרים באנגלית, חלקם מלמדים ניהול פרויקטים מסורתי וחלקם ניהול פרויקטים אג'יליים (פער שעדיין קיים בשפה העברית).